HP Heat Oy
HP Heat Oy

Tietosuojaseloste

HP Heat Oy

1. YLEISTÄ

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten HP Heat Oy (“HP Heat” tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon sekä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä käsitteitä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Palvelumme ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan erikseen niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA TIETOSUOJAVASTAAVA

Rekisterinpitäjä: HP Heat Oy
Y-tunnus: 2690122-9
Osoite: Paattistentie 790A, 21330, Turku
Sähköpostiosoite: markus.peltola@hpheat.fi
Tietosuoja-asioista vastaavan yhteystiedot: Markus Peltola, markus.peltola@hpheat.fi

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET JA OIKEUSPERUSTEET

Käyttötarkoitukset (ja suluissa oikeusperusteet) henkilötietojen käsittelylle ovat:

  • Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen (sopimussuhde tai sen valmistelu, oikeutettu etu)
  • Asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt (oikeutettu etu, suostumus, sopimussuhde)
  • Laskutus ja saatavien perintä (oikeutettu etu)
  • Markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen (oikeutettu etu)
  • Suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin (oikeutettu etu, suostumus)
  • Sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö (oikeutettu etu, sopimussuhde tai sen valmistelu)
  • Verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta (suostumus)
  • Sisäinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
  • Takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen (lakisääteisen velvoitteen noudattaminen)
  • Väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen (oikeutettu etu)
  • Muiden lakisääteisten velvollisuuksien (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) sekä raportointivelvollisuuksien hoitaminen

Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

4. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT JA TIETOLÄHTEET

Tietoryhmä | Esimerkkejä tietosisällöstä

Tietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä
Yksilöinti- ja yhteystiedot Asiakkaan ja/tai edustajan nimi, yhteystiedot, Y-tunnus ja sähköpostiosoite.
Asiakkuuteen liittyvät tiedot Asiakkaan edustajan tehtävänimike ja rooli, työnantaja, asiakassopimukset, tilaukset, asiakkaan osto- ja maksuhistoria, reklamaatiotiedot, asiakaspalautteet ja muut asiakkuuteen liittyvät tiedot.
Viestintä- ja markkinointitiedot Rekisteröityyn kohdistettu viestintä ja markkinointi sekä tiedot viestinnästä ja markkinoinnista, kuten sähköpostimarkkinoinnin tilaustiedot.
Verkkosivujen ja muiden palveluiden käyttöä koskevat tiedot Käyttäjän verkkoselaimen tyyppi ja versio, käyttöjärjestelmä, IP-osoite, evästetiedot, palvelujen käyttöaika, vieraillut sivut ja sisällöt.
Muut rekisteröidyn antamat tiedot Esimerkiksi tiedot, jotka rekisteröity on antanut osallistuessaan asiakastyytyväisyyskyselyihin tai yhteydenoton yhteydessä.

Keräämme henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi asioinnin yhteydessä, tai kun rekisteröity ostaa tai tilaa tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamansa organisaation puolesta taikka rekisteröinnin yhteydessä, kun rekisteröity vierailee verkkosivuillamme tai muissa sähköisissä palveluissamme, tilaa uutiskirjeemme, vastaa asiakastyytyväisyystutkimukseen tai on meihin muutoin yhteydessä.

Saamme henkilötietoja myös muista ulkoisista lähteistä, kuten yksityisistä rekisteripalveluista ja viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä esimerkiksi luottotietoja tarkastaessamme.

5. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi ja aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

6. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli rekisterinpitäjä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Henkilötietoja ei luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle, ellei kyseessä ole tilanteet, joissa toteutetaan lainsäädännön vaatimat toimenpiteet henkilötietojen turvallisuuden varmistamiseksi.

7. EVÄSTEIDEN KÄYTTÖ

Käytämme verkkosivustollamme evästeitä ja muita vastaavia teknologioita kerätäksemme ja tallentaaksemme analytiikka- ja käyttötietoja. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet voivat olla väliaikaisia tai pysyviä. Väliaikaiset evästeet poistuvat, kun selain suljetaan, ja pysyvät evästeet jäävät selaimeen määritellyksi ajaksi tai siihen saakka, kunnes käyttäjä poistaa ne.

Evästeet eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja. Evästeiden avulla voimme tarjota käyttäjälle paremman käyttökokemuksen ja analysoida verkkosivuston käyttöä ja liikennettä. Lisäksi käytämme evästeitä kohdennetun markkinoinnin toteuttamiseksi.

Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön muuttamalla selaimen asetuksia, mutta tällöin osa verkkosivustomme toiminnallisuuksista saattaa lakata toimimasta.

8. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä varmistaaksemme, että henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tietosuojaa koskevien lakisääteisten vaatimusten mukaisesti. Toimenpiteet voivat sisältää muun muassa:

  • Tietojen salausta
  • Pääsynhallintaa
  • Lokitietojen keräämistä ja analysointia
  • Tietojen varmuuskopiointia
  • Koulutusta henkilötietojen käsittelijöille

Mikäli henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, joka aiheuttaa korkean riskin rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille, ilmoitamme asiasta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä.

9. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus:

  • Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
  • Saada pääsy henkilötietoihinsa
  • Oikaista virheellisiä tai puutteellisia tietoja
  • Poistaa henkilötietonsa, tietyin edellytyksin (”oikeus tulla unohdetuksi”)
  • Rajoittaa tietojensa käsittelyä
  • Vastustaa tietojensa käsittelyä
  • Siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ole yhteydessä rekisterinpitäjään yllämainituilla yhteystiedoilla.

Huomioithan, että kaikkia rekisteröidyn oikeuksia ei voida aina toteuttaa esimerkiksi lakisääteisten velvoitteiden vuoksi. Mikäli et ole tyytyväinen saamaasi vastaukseen, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetulle.

10. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Voimme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen esimerkiksi lainsäädännön tai liiketoimintakäytäntöjen muuttuessa. Suosittelemme tarkistamaan tietosuojaselosteen säännöllisesti. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme rekisteröidyille myös suoraan, mikäli se on tarpeellista tai vaadittua tietosuojalainsäädännön perusteella.